দ্বিতীয় অধ্যায় (অংশ-১): দরপত্র বা প্রস্তাব প্রস্তুতকরণ (বিধি ৪-৬)

(১) কোন সরকারী ক্রয়ের ক্ষেত্রে প্রাক-যোগ্যতা, দরপত্র বা প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ সম্বলিত দলিল সিপিটিইউ কর্তৃক জারীকৃত এবং তফসিল-১ (Schedule-I) এ বর্ণিত আদর্শ দলিলসমূহ (Standard Documents) অনুযায়ী হইতে হইবে।

(২) পণ্য ও সংশ্লিষ্ট সেবা, কার্য ও ভৌত সেবা ক্রয় সংক্রান্ত দলিলসমূহে, ক্ষেত্রমত, অন্যান্য বিষয়সহ নিম্নবর্ণিত বিষয়সমূহ অন্তর্ভুক্ত থাকিবে-

(ক) আবেদনপত্র বা দরপত্র প্রস্তুত ও উহা দাখিল সংক্রান্ত নির্দেশনা;

(কক) সীমিত দরপত্র পদ্ধতির আওতায় অনধিক ৩ (তিন) কোটি টাকার আভ্যন্তরীণ কার্য ক্রয়ের ক্ষেত্রে, দরপত্র দলিলে কার্যের পরিমাণগত হিসাব সম্বলিত তফসিল (bill of quantities) একক দরসহ দাপ্তরিক প্রাক্কলন (official estimate);

(ককক) উন্মুক্ত দরপত্র পদ্ধতির মাধ্যমে যে কোন মূল্যেও আভ্যন্তরীণ কার্য ক্রয়ের ক্ষেত্রে, দাপ্তরিক প্রাক্কলন ব্যতীত কার্যের পরিমাণগত হিসাব সম্বলিত তফসিল (bill of quantities);

(খ) আবেদনপত্র বা দরপত্র গ্রহণের সর্বশেষ সময়সীমা ও স্থান বা স্থানসমূহ বিষয়ক তথ্য;

(গ) দরপত্র গ্রহণ ও প্রকাশ্যে উন্মুক্তকরণের তারিখ, সময় (স্থানীয়) ও স্থান সম্পর্কিত তথ্য;

(ঘ) দরপত্র দাখিল শীট (tender submission sheet) এবং, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে, দরপত্র জামানত, কার্য-সম্পাদন জামানত (performance security) এবং উৎপাদনকারী কর্তৃক প্রদত্ত অধিকারপত্র (authorisation);

(ঙ) আবেদনপত্র বা দরপত্রের কত কপি ল কপির সহিত দাখিল করিতে হইবে উহার সংখ্যা;

(চ) চুক্তির সাধারণ এবং বিশেষ শর্তাদি;

(ছ) চাহিদাকৃত পণ্য বা কার্যের বিস্তারিত বিনির্দেশের (specification) বিবরণ;

(জ) দরপত্র মূল্যায়ন কমিটি কর্তৃক মূল্যায়ন-উত্তর যোগ্যতা প্রতিপাদনের উদ্দেশ্যে দরপত্রদাতা কর্তৃক যোগ্যতার সমর্থনে প্রামাণিক তথ্য;

(ঝ) যে মেয়াদের জন্য দরপত্র বৈধ থাকিবে সেই মেয়াদ;

(ঞ) প্রাক্-যোগ্যতার আবেদনপত্র বা দরপত্র ল্যায়নের জন্য বিবেচ্য যোগ্যতা ও অন্যান্য নির্ণায়কসহ এবং উহা ল্যায়নের ভিত্তি;

(ট) দরপত্রদাতা আইনের ধারা ৬৪ তে বর্ণিত কোন দুর্নীতি, প্রতারণা, চক্রান্ত বা জবরদস্তিমূলক কর্মকাণ্ডে সম্পৃক্ত হইবে না মর্মে দরপত্র দলিলে নির্দেশিত ফরমে অঙ্গীকার প্রদান বিষয়ক একটি অবশ্য পূরণীয় শর্ত;

(ঠ) ক্রয়কারী যে কোন বা সকল আবেদনপত্র, দরপত্র বা কোটেশন বাতিল করিতে পারিবে মর্মে একটি বিবরণ বা ঘোষণা;

(ড) দরপত্র দলিলের শর্ত বা উহাতে প্রদত্ত তথ্য সম্পর্কে ব্যাখ্যা প্রদানের জন্য, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে, সম্ভাব্য দরপত্রদাতাগণের সহিত প্রাক্-দরপত্র সভা অনুষ্ঠান সংক্রান্ত একটি শর্ত;

(ঢ) আবেদনকারী বা দরপত্রদাতা বিধি ৫৭ অনুসারে কাহার নিকট অভিযোগ দায়ের করিবে সেই বিষয়ে আবেদনপত্র উপাত্ত শীট (application data sheet) বা দরপত্র উপাত্ত শীট (tender data sheet) এ উল্লেখ; এবং

(ণ) দরপত্র দাখিলের সর্বশেষ সময়সীমা উত্তীর্ণের পূর্বে যে কোন সময় দরপত্র সংশোধন, প্রতিস্থাপন বা প্রত্যাহারের জন্য দরপত্রদাতাকে অনুমতি প্রদান করা যাইবে মর্মে একটি শর্ত।

(৩) ক্রয়কারীকে দরপত্র বা প্রস্তাব দলিলে নিম্নবর্ণিত তথ্য ও শর্তাদি উল্লেখ করিতে হইবে-

(ক) সম্পাদিতব্য কার্য ও ভৌত সেবার বিবরণ;
(খ) কার্যের অবস্থান এবং নকশা (drawings);
(গ) প্রদেয় পণ্য ও সংশ্লিষ্ট সেবার বিবরণ;
(ঘ) সরবরাহ বা স্থাপনের স্থান;
(ঙ) সরবরাহ এবং কার্য-সম্পাদনের কর্মপরিকল্পনা;
(চ) কার্য সম্পাদনে অবশ্যপূরণীয় নূন্যতম শর্ত;
(চচ) চুক্তি বাস্তবায়নে দরদাতার সক্ষমতা বা tender capacity নিরূপণের লক্ষ্যে দরপত্র দলিলে প্রদত্ত সুনির্দিষ্ট clause এবং ফরমুলা;
(ছ) ওয়ারেন্টি, ত্রুটিজনিত দায় (defects liability) ও রক্ষণাবেক্ষণের শর্তাদি;
(জ) দরপত্রদাতাগণ যে মুদ্রায় বা মুদ্রাসহে দরপত্র দাখিল করিতে পারিবে সেই মুদ্রা বা মুদ্রাসহের নাম এবং বিনিময় মূল্য প্রয়োগের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য তারিখ;
(ঝ) দরপত্র জামানত ও কার্য-সম্পাদন জামানতের পরিমাণ এবং মুদ্রা বা মুদ্রাসহের নাম;
(ঞ) চুক্তি মূল্য (contract price) পরিশোধের শর্ত ও পদ্ধতি;
(ট) নূন্যতম বীমা কাভারেজ; এবং
(ঠ) প্রাসঙ্গিক অন্য কোন শর্ত।

(৪) সরবরাহের জন্য নির্দিষ্টকৃত পণ্য বা সরঞ্জামাদি, অথবা সম্পাদিতব্য কার্য কারিগরি বিনির্দেশের সহিত সংগতিপূর্ণ কিনা উহা নির্ধারণ করিবার জন্য যে পরীক্ষা (test), মান ও পদ্ধতি প্রয়োগ করা হইবে উহা, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে, দরপত্র দলিলে সঠিকভাবে উল্লেখ করিতে হইবে।

(৫) কারিগরি বিনির্দেশসমূহ এমনভাবে প্রস্তুত করিতে হইবে যেন উহা অ-সীমাবদ্ধকর (nonrestrictive) এবং পক্ষপাতহীন ও উন্মুক্ত প্রতিযোগিতা নিশ্চিতকরণে সহায়ক হয় এবং দরপত্র দলিলে অন্তর্ভুক্ত নকশার সহিত সংগতিপূর্ণ হয়।

(৬) ক্রয়কারী দরপত্র দলিল প্রস্তুত করিবার সময় প্রয়োজনে ক্রয়কারীর দপ্তর বা সংস্থা বহির্ভূত বিশেষজ্ঞগণের সহায়তাও গ্রহণ করিতে পারিবে।

(৭) চুক্তিতে অন্তর্ভুক্ত বিভিন্ন দলিলের মধ্যে অগ্রগণ্যতার ক্রম (precedence) হইবে নিম্নরুপ –

(ক) স্বাক্ষরিত চুক্তিপত্র (contract agreement);
(খ) চুক্তি সম্পাদন নোটিশ (notification of award);
(গ) দরপত্র এবং উহার পরিশিষ্ট (tender and the appendix to tender);
(ঘ) চুক্তির বিশেষ শর্তাদি (particular conditions of contract);
(ঙ) চুক্তির সাধারণ শর্তাদি (general conditions of contract);
(চ) কারিগরী বিনির্দেশ (technical specifications);
(ছ) সাধারণ বিনির্দেশ (general specifications);
(জ) নকশা (drawings);
(ঝ) কার্যের মূল্যযুক্ত পরিমাণগত হিসাব সম্বলিত তফসিল (priced bill of quantities) বা আবশ্যকীয় পণ্যের মূল্য সম্বলিত তফসিল (priced schedule of requirements); এবং
(ঞ) পত্র যোগাযোগসহ সংশ্লিষ্ট অন্য কোন দলিল।

(৮) পরামর্শক সেবা ক্রয় সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় দলিল (প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ ও কার্যপরিধি) এই বিধিমালার ষষ্ঠ অধ্যায়ের বিধান অনুসরণে প্রস্তুত করিতে হইবে।

(৯) বিকল্প ডিজাইন, দ্রব্যাদি (materials), কার্য সম্পন্নের তফসিল, অর্থ পরিশোধ পদ্ধতি বা অন্য কোন শর্তের ভিত্তিতে দরপত্র দাখিলের সুযোগ প্রদান করিবার ক্ষেত্রে, উক্ত বিষয়সহের গ্রহণযোগ্যতার শর্ত ও মূল্যায়ন পদ্ধতি দরপত্র দলিলে উল্লেখ করিতে হইবে।

(১০) পণ্য সরবরাহের জন্য লট ভিত্তিক (lot-by-lot basis) দরপত্র আহ্বান করা হইলে, প্রতিটি লটই একটি দরপত্র হিসাবে গণ্য হইবে এবং উক্ত ক্ষেত্রে দরপত্র উপাত্ত শীটে (tender data sheet) এই মর্মে সুস্পষ্টভাবে উল্লেখ করিতে হইবে যে, প্রত্যেক লটের অধীন মোট আইটেমসমূহের কমপক্ষে ৮০% (শতকরা আশি ভাগ) এবং প্রাক্কলিত লটের কমপক্ষে ৬৫% (শতকরা পয়ষট্টি ভাগ) এর জন্য দরপত্র দাখিল না করা হইলে উক্ত দরপত্র নন-রেসপন্সিভ বলিয়া বিবেচিত হইবে; অথবা কোন লট-টেন্ডারের কোন একটি আইটেমের মূল্য প্রাক্কলিত লট ল্যের ৫০% (শতকরা পঞ্চাশ ভাগ) এর অধিক হইলে, দরপত্র উপাত্ত শীটে এই মর্মে উল্লেখ করিতে হইবে যে কোন লট-টেন্ডারে উক্ত আইটেমের মূল্য অন্তর্ভুক্ত না করা হইলে, মোট আইটেমসহের মধ্যে শতকরা হিসাবে নূন্যতম যে সংখ্যক আইটেমের জন্য দরপত্র দাখিল করিতে হইবে বলিয়া দরপত্র উপাত্ত শীটে উল্লেখ করা হয়েছে, সেই শর্তপূরণ করিলেও উক্ত লট-টেন্ডার অগ্রহণযোগ্য (non-responsive) বলিয়া বিবেচিত হইবে।

(১১) এক বা একাধিক আইটেমের জন্য আইটেম ভিত্তিক (item-by-item basis) পণ্য সরবরাহের নিমিত্ত দরপত্র আহ্বানের ক্ষেত্রে, প্রত্যেক আইটেমের জন্য প্রদত্ত প্রস্তাব (offer) উক্ত আইটেমের অধীন পূর্ণ পরিমাণের জন্য প্রদান করিতে হইবে ও উহা একটি দরপত্র হিসাবে গণ্য হইবে এবং আলাদাভাবে প্রতিটি আইটেম দাখিলের সুযোগ প্রদানের জন্য দরপত্র দাখিল শীটে (tender submission sheet) একটি টেবিল সংযোজন করিয়া উক্ত শীট সংশোধন করিতে হইবে।

(১২) উপ-বিধি (১) এ যাহা কিছু থাকুক না কেন, ক্রয়কারী, কোন নির্দিষ্ট ধরনের ক্রয়ের প্রয়োজনে, উক্ত উপ-বিধিতে উল্লিখিত দলিলসহে অন্তর্ভুক্ত আবেদনপত্র উপাত্ত শীট, দরপত্র উপাত্ত শীট বা চুক্তির বিশেষ শর্তে, আইন ও এই বিধিমালার সহিত অসামঞ্জস্য নহে এইরূপ প্রয়োজনীয় পরিবর্তন বা সংযোজন করিতে পারিবে।

(১৩) সিপিটিইউ তৎকর্তৃক ইস্যুকৃত আদর্শ দলিলসহ উহার ওয়েবসাইটে প্রকাশ করিবে।

৫। দরপত্র মূল্য নির্ধারণে অনুসরণীয় বিধান।-

(১) কোন নির্দিষ্ট গন্তব্য স্থলে কোন পণ্য সরবরাহ, বা কোন কার্য সম্পাদন বা স্থাপনের (installation) মূল্যসহ দরপত্রদাতা কর্তৃক প্রদেয় সকল সংশ্লিষ্ট ও সহায়ক সেবার মূল্যের ভিত্তিতে দরপত্র আহ্বান করিতে হইবে।

(২) চুক্তি সম্পাদন করা হইলে, সরবরাহকারী বা ঠিকাদার কর্তৃক মূল্য সংযোজন কর ও শুল্কসহ যে কর প্রদেয় হইবে তাহা আলাদা আলাদা ভাবে দরপত্র দলিলের মূল্য তফসিলে উল্লেখ করিতে হইবে।

(৩) দরপত্র দলিলে উল্লেখথাকিবে যে-

(ক) দরপত্রের মূল্য স্থির বা নির্দিষ্ট থাকিবে; বা
(খ) কোন চুক্তির মুখ্য অংশের যেমন- শ্রম, যন্ত্রপাতি, উপাদান, জ্বালানী ল্যের, ঊর্ধ্বমুখী বা অধমুখী, পরিবর্তনের ফলে দরপত্র মূল্য সমন্বয় করা যাইতে পারে।

(৪) কোন চুক্তির ক্ষেত্রে ১৮(আঠার) মাসের বেশী সময় আবশ্যক হইলে, সেইক্ষেত্রে দরপত্র দলিলে বর্ণিত ফরমুলা অনুসরণক্রমে মূল্য সমন্বয় করা যাইতে পারে।

(৫) সাধারণ বাণিজ্যিক রীতি-নীতির আওতায় সরবরাহের সময়সীমা নির্বিশেষে কোন নির্দিষ্ট ধরনের যন্ত্রপাতি নির্দিষ্ট মূল্যে সংগ্রহের ক্ষেত্রে, বা ১৮ (আঠার) মাসের মধ্যে বাস্তবায়ন যোগ্য কোন সহজ চুক্তির ক্ষেত্রে সাধারণত- মূল্য সমন্বয়ের শর্ত আরোপ করা যাইবে না – তবে শর্ত থাকে যে, ক্রয়কারী, ১৮ (আঠার) মাসের কম সময় আবশ্যক এইরূপ চুক্তির ক্ষেত্রে, ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধানের অনুমোদনক্রমে প্রয়োজনে মূল্য সমন্বয় (Price Adjustment) ফর্মুলা প্রয়োগ করিতে পারিবে।

(৬) ‘ডে-ওয়ার্কস’ বাবদ যে সকল আইটেমের দর প্রদান করিতে হইবে কার্যের পরিমাণগত হিসাব সম্বলিত বিবরণীতে উক্ত আইটেমসহের প্রত্যেকটির প্রাক্কলিত পরিমাণ উল্লেখ করিতে হইবে।

(৭) ক্রয়কারী, উহার নিজস্ব বিবেচনায়, দরপত্র দলিলে বিশদভাবে বর্ণিত মতে মনোনীত সহঠিকাদার এর পাওনা এবং অন্যান্য ব্যয় মিটানোর উদ্দেশ্যে কার্যের পরিমাণগত হিসাব সম্বলিত বিবরণীতে প্রভিশনাল সাম এর সংস্থান করিতে পারিবে।

৬। ক্রয় সংক্রান্ত দলিল বিতরণ সংক্রান্ত রেকর্ড সংরক্ষণ।-

কোন ব্যক্তির অনুকূলে প্রাক- যোগ্যতা, দরপত্র বা প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ সম্বলিত দলিল ইস্যু করার ক্ষেত্রে ক্রয়কারী নিম্নবর্ণিত তথ্য সংরক্ষণ করিবে-

(ক) ক্রয় সংক্রান্ত দলিল ইস্যু সংক্রান্ত রেফারেন্স নম্বর;
(খ) ব্যক্তির নাম ও ডাক যোগাযোগের ঠিকানা;
(গ) টেলিফোন নম্বর, ফ্যাক্স নম্বর ও ই-মেইল, যদি থাকে; এবং
(ঘ) ক্রয়কারী কর্তৃক প্রয়োজনীয় বলিয়া বিবেচিত অন্য কোন প্রয়োজনীয় তথ্য।