চতূর্থ অধ্যায় অংশ-৪: অভ্যন্তরীণ ক্রয় – কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি (৬৯-৭৩)

৬৯। কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি প্রয়োগের ক্ষেত্রে অনুসরণীয় কার্যপ্রণালী, শর্তাবলী, ইত্যাদি।-

(১) ক্রয়কারী বাজারে বিদ্যমান প্রমিত মানের স্বল্প মূল্যের সহজলভ্য পণ্য ও সংশ্লিষ্ট সেবা, এবং স্বল্পমূল্যের সাধারণ কার্য ও ভৌত সেবা ক্রয়ের ক্ষেত্রে তফসিল-২ এ উন্নয়ন এবং রাজস্ব বাজেটের জন্য পৃথকভাবে নির্দিষ্টকৃত মূল্যসীমা অতিক্রম না করা সাপেক্ষে কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি প্রয়োগ করিতে পারিবে।

(২) অপপ্রয়োগ রোধ নিশ্চিতকল্পে, ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতির প্রয়োগ কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রণ করিবেন এবং এই বিধিতে উল্লিখিত আইটেমসমূহের মধ্যেই যেন ক্রয় সীমিত থাকে তাহার নিশ্চয়তা বিধান করিবেন।

(৩) বিধি ১৬(৭) এর অধীন অনুমোদিত ক্রয় পরিকল্পনায় সংশ্লিষ্ট ক্রয়ের জন্য কোটেশন পদ্ধতি নির্ধারিত না থাকিলে, কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি প্রয়োগের ক্ষেত্রে ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান বা তৎকর্তৃক ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তার লিখিত অনুমোদন আবশ্যক হইবে।

(৪) কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি প্রয়োগের যথার্থতা নিরূপণে নিম্নবর্ণিত বিষয়াদি বিবেচনা করিতে হইবে-

(ক) দরপত্র কার্যক্রমে অধিকতর প্রতিযোগিতা পরিহার বা কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি প্রয়োগে ক্রয়ের জন্য সম্ভাব্য বৃহদাকার চুক্তিকে ক্ষুদ্র ক্ষুদ্র অংশে ভাগ করা যাইবে না;
(খ) কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতির মাধ্যমে কোন ক্রয়ের ক্ষেত্রে জটিল দলিলপত্র সম্পাদন বা সাধারণ দরপত্র পদ্ধতিতে ব্যবহৃত আনুষ্ঠানিকতার প্রয়োজন হইবে না।

(৫) স্বল্প মূল্যের সাধারণ কার্য বা ভৌত সেবা ক্রয়ের ক্ষেত্রে, নিম্নবর্ণিতভাবে কোটেশন দাখিলের অনুরোধ জ্ঞাপন করা যাইবে-

(ক) যুক্তিসঙ্গতভাবে সঠিক ক্রয়ের পরিমাণ প্রাক্কলন করা সম্ভব হইলে, একক হারের (unit rate) ভিত্তিতে দর উদ্ধৃতকরণ; বা
(খ) যুক্তিসঙ্গতভাবে ক্রয়ের পরিমাণ অগ্রিম নিরূপণ বা পূর্বানুমান করা সম্ভব না হইলে, ব্যয় ও পারিশ্রমিক (cost plus fee) একত্রে যোগ করিয়া মূল্য উদ্ধৃতকরণ; বা
(গ) স্বল্প মূল্যের কার্য বা ভৌত সেবা মূল্যের সঠিক প্রাক্কলন করা গেলে থোক মূল্য উদ্ধৃতকরণ।

(৬) ক্রয়কারী, রক্ষণাবেক্ষণ বা জরুরী মেরামতের জন্য প্রয়োজনীয় পণ্য এবং সংশ্লিষ্ট সেবা ক্রয়ের নিমিত্তে নিম্নবর্ণিত ক্ষেত্রসমূহে কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি প্রয়োগ করিতে পারিবে

(ক) তফসিল-২ এ বর্ণিত মূল্যসীমা অতিক্রম না করা সাপেক্ষে, জন-উপযোগমূলক সরকারী প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব ওয়ার্কসপের রক্ষণাবেক্ষণ বা জরুরী মেরামত কাজের জন্য (যথা- বাস, রেল ইঞ্জিন, মালবাহী বা যাত্রীবাহী রেল বগী, ফেরী, বিদ্যুৎ উৎপাদন কেন্দ্র বা স্থাপনা, টেলি-যোগাযোগ স্থাপনা, গ্যাস স্থাপনা, পানি স্থাপনা ইত্যাদি) ক্রয়কারী কর্তৃক কোন খুচরা যন্ত্রাংশ অথবা সংশ্লিষ্ট সেবা ক্রয়; বা
(খ) তফসিল-২ এ বর্ণিত মূল্যসীমা অতিক্রম না করা সাপেক্ষে, জাতীয় পতাকাবাহী বাহনের রক্ষণাবেক্ষণ ও জরুরী মেরামত কাজের জন্য পণ্য ও সংশ্লিষ্ট সেবা ক্রয়; বা
(গ) তফসিল-২ এ বর্ণিত মূল্যসীমা অতিক্রম না করা সাপেক্ষে, সরকারী শিল্প প্রতিষ্ঠানসমূহের প্রক্রিয়াজাতকরণ ও উৎপাদন কারখানার (যথা- সার, রাসায়নিক, ইস্পাত ও প্রকৌশল, সিমেন্ট, পেট্রোলিয়াম, ক্ষুদ্র ও কুটির শিল্প ইত্যাদি) নিজস্ব ওয়ার্কসপে প্রক্রিয়াজাতকরণ ও উৎপাদন কারখানার রক্ষণাবেক্ষণ বা জরুরী মেরামত কাজের জন্য কোন খুচরা যন্ত্রাংশ বা সংশ্লিষ্ট সেবা ক্রয়।

৭০। কোটেশন পদ্ধতির ক্ষেত্রে আবশ্যক তথ্য, দলিলাদি, ইত্যাদি।-

(১) কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পত্রে, পণ্য ও সংশ্লিষ্ট সেবা বা স্বল্পমূল্যের সাধারণ কার্য বা ভৌত সেবা ক্রয়ের ক্ষেত্রে ক্রয়কারীর সুনির্দিষ্ট প্রয়োজনের বিবরণ যেমন- মান, সংখ্যা অথবা পণ্যের পরিমাণ, ভৌত সেবার পরিসর এবং উহার মেয়াদ, সরবরাহ বা কার্য সম্পাদনের সময়, মূল্য পরিশোধের শর্তাবলী এবং বিশেষ প্রয়োজনীয় বিষয়াদিসহ পণ্যের চালান পদ্ধতি (Invoicing procedures) সুস্পষ্টভাবে উল্লেখ এবং অন্তর্ভুক্ত করিতে হইবে।

(২) দরপত্রদাতাগণকে যোগ্যতার সমর্থনে বৈধ ট্রেড লাইসেন্স, আয়কর সনাক্তকরণ নম্বর (TIN), ভ্যাট নিবন্ধন নম্বর সংক্রান্ত দালিলিক প্রমাণাদি এবং আর্থিক স্বচ্ছলতার সমর্থনে ব্যাংকের সনদপত্র দাখিল করিবার জন্য অনুরোধ করা যাইবে।

(৩) দরপত্রদাতাগণকে উন্মুক্ত দরপত্র পদ্ধতির ক্ষেত্রে যে পদ্ধতিতে মূল্য উদ্ধৃত করা হয়, সেই একই পদ্ধতিতে মূল্য বা দর উদ্ধৃত করিবার জন্য অনুরোধ জ্ঞাপন করিতে হইবে।

(৪) পণ্য ও সংশ্লিষ্ট সেবা বা স্বল্প মূল্যের সাধারণ কার্য বা ভৌত সেবা ক্রয়ের ধরন ও মূল্য বিবেচনায় কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পত্রে উহা যে নির্ণায়কের ভিত্তিতে মূল্যায়ন করা হইবে উহার উল্লেখথাকিতে হইবে।

(৫) কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতির জন্য নির্ধারিত আদর্শ দলিল ব্যবহার করিবে।

(৬) কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি প্রয়োগের ক্ষেত্রে দরপত্র জামানত বা কার্যসম্পাদন জামানতের প্রয়োজন হইবে না ।

৭১। কোটেশন আহবানের ক্ষেত্রে অনুসরণীয় কার্যপ্রণালী।-

(১) ক্রয়কারী পত্র, ফ্যাক্স বা ইলেকট্রনিক মেইলের মাধ্যমে সরবরাহকারীদের নিকট হইতে কোটেশন আহবান করিবে এবং উহাতে কোটেশন দাখিলের সর্বশেষ সময়সীমার উল্লেখ থাকিবে।

(২) কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপনের বিজ্ঞাপন পত্রিকায় প্রকাশের প্রয়োজন নাই, তবে ন্যূনতম প্রচারের লক্ষ্যে ক্রয়কারীর নোটিশ বোর্ডসহ উহার ওয়েবসাইটে, যদি থাকে, উক্ত বিজ্ঞাপন প্রকাশ করিতে হইবে এবং ক্রয়কারীর নিকটবর্তী অন্য ক্রয়কারীর প্রশাসন শাখার নিকট, প্রচারের অনুরোধপূর্বক, প্রেরণ করিতে হইবে।

(৩) কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন দলিলের জন্য কোন মূল্য আদায় করা যাইবে না।

(৪) তফসিল-২ এ বর্ণিত সময়সীমা সাপেক্ষে, কোটেশন দাখিলের জন্য প্রদত্ত সময় যথাসম্ভব কম বা যুক্তিসঙ্গত হইবে।

(৫) ক্রয়কারী সংশ্লিষ্ট পণ্য বা কার্য ক্রয়ের ক্ষেত্রে উহার সুনির্দিষ্ট চাহিদা বিবেচনার পাশাপাশি দরপত্রদাতাগণের সুনাম এবং যোগ্যতা বিবেচনাপূর্বক সতর্কতার সঙ্গে দরপত্রদাতা নির্বাচন করিয়া কোটেশন দাখিলের আহ্বান জানাইবে।

(৬) ক্রয়কারী যথাসম্ভব সর্বোচ্চ সংখ্যক দরদাতার নিকট হইতে কোটেশন আহ্বান করিবে এবং দরপত্রদাতাগণ কর্তৃক উদ্ধৃত দরের প্রতিযোগিতামূলক ভিত্তি নিশ্চিত করিবার লক্ষ্যে কমপক্ষে ৩(তিন)টি রেসপনসিভ কোটেশন আবশ্যক হইবে।

(৭) সন্তোষজনক সংখ্যক গ্রহণযোগ্য কোটেশন না পাওয়ার ঝুঁকি হ্রাসের লক্ষ্যে, ক্রয়কারী সম্ভাব্য দরপত্রদাতাগণ কোটেশন দাখিল করিবে কি করিবে না সেই সম্পর্কে নিশ্চিত হইয়া, কোটেশন দাখিল করিবে না এইরূপ দরপত্রদাতাদের স্থলে অন্য দরপত্রদাতাগণকে কোটেশন দাখিলের অনুরোধ জ্ঞাপন করিবে।

(৮) যতক্ষণ পর্যন্ত সম্ভাব্য দরপত্রদাতাগণ উত্তমরূপে কার্য সম্পাদন এবং সাশ্রয়ী দর নিশ্চিত করে, ততক্ষণ পর্যন্ত সকল সম্ভাব্য দরপত্রদাতার প্রতি সম-আচরণ নিশ্চিত করা এবং সরবরাহের উৎস সম্প্রসারণের উদ্দেশ্যে ক্রয়কারী ইহা নিশ্চিত করিবে যে, একই দরপত্রদাতার নিকট হইতে সর্বদা কোটেশন আহ্বান করা হইবে না।

(৯) বাংলাদেশে বসবাসকারী এবং বাংলাদেশে বাণিজ্যিকভাবে নিবন্ধিত ব্যক্তিবর্গের মধ্যেই এবং বাংলাদেশেই একাধিক উৎস হইতে প্রতিযোগিতামূলক মূল্যে প্রাপ্তিসাধ্য এইরূপ পণ্য, স্থানীয়ভাবে বা বিদেশে উৎপাদিত পণ্য ক্রয়ের মধ্যে সাধারণত এই কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পদ্ধতি সীমিত থাকিবে।

৭২। কোটেশন দাখিল পদ্ধতি।-

(১) দরপত্রদাতা একটি সীলগালা করা খামের উপরি অংশে সুস্পষ্টভাবে “কোটেশন” শব্দটি লিপিবদ্ধ করিয়া, অথবা ফ্যাক্স বা ইলেকট্রনিক মেইলের মাধ্যমে কোটেশন দাখিল করিতে পারিবে।

(২) ক্রয়কারী বন্ধ খামে বা অন্যভাবে প্রাপ্ত সকল কোটেশন গ্রহণের সময় ও তারিখ ঊল্লেখপূর্বক সীলমোহর প্রদান করিয়া গ্রহণ করিবে এবং প্রাপ্ত কোটেশনসমূহ উন্মুক্ত না করিয়া নির্ধারিত তারিখে উহা মূল্যায়নের জন্য দরপত্র মূল্যায়ন কমিটির সভাপতির নিকট প্রেরণ করিবে।

(৩) যদি ক্রয়কারী কোটেশন দাখিলের জন্য নির্ধারিত সময়ের মধ্যে কমপক্ষে ৩(তিন)টি গ্রহণযোগ্য কোটেশন প্রাপ্ত না হয়, তাহা হইলে অন্যান্য দরপত্রদাতা যাহাদের বরাবরে কোটেশন দাখিলের জন্য অনুরোধপত্র প্রেরণ করা হইয়াছিল, তাহারা কোটেশন দাখিলে আগ্রহী কিনা, এবং আগ্রহী হইলে কত শীঘ্র দাখিল করিতে পারিবে তাহা ক্রয়কারী যাচাই করিবে।

(৪) অতি জরুরী বলিয়া বিবেচিত না হইলে বা ইতোমধ্যে তিন বা ততোধিক কোটেশন প্রাপ্ত না হইলে, ক্রয়কারী অন্যান্য দরপত্রদাতাকে কোটেশন দাখিলের জন্য যুক্তিসঙ্গত অতিরিক্ত সময় প্রদান করিতে পারিবে, এবং উক্ত অতিরিক্ত সময় অতিক্রান্ত হইবার পর কমপক্ষে ৩(তিন)টি গ্রহণযোগ্য কোটেশন পাওয়া গেলে প্রাপ্ত কোটেশনসমূহ মূল্যায়নের ব্যবস্থা গ্রহণ করিবে।

৭৩। কোটেশন মূল্যায়ন এবং ক্রয়াদেশ বা কার্যাদেশ প্রদান।-

(১) সীলগালা করা খামে বা অন্যভাবে প্রাপ্ত সকল কোটেশন উহা দাখিলের জন্য সর্বশেষ সময়সীমার পর ঐ তারিখেই দরপত্র মূল্যায়ন কমিটি বিধি ৯৮ এর বিধান অনুসারে পরীক্ষা ও মূল্যায়ন করিবে।

(২) কোটেশন মূল্যায়নের ক্ষেত্রে, কোটেশন প্রদানের অনুরোধজ্ঞাপনপত্রে উল্লিখিত শর্তাদি পূরণ হইয়াছে কিনা শুধু তাহা পরীক্ষা করিতে হইবে এবং উক্তরূপে মূল্যায়িত সর্বনিন্ম কোটেশনদাতাকে কার্যাদেশ প্রদানের জন্য নির্বাচিত করিতে হইবে –

তবে শর্ত থাকে যে, বিশেষ পরিস্থিতিতে, কারিগরী, সামাজিক এবং অর্থনৈতিক বিবেচনায় যুক্তিযুক্ত বলিয়া প্রতীয়মান হইলে, দরপত্র মূল্যায়ন কমিটি সর্বনিম্ন দর দাখিল করে নাই, এইরূপ কোন দরপত্রদাতাকে কার্যাদেশ প্রদানের জন্য সুপারিশ করিতে পারিবে।

(৩) বিলম্বে সরবরাহের কারণে ক্রয়কারী ক্ষতিগ্রস্ত হইবার সম্ভাবনা থাকিলে দ্রুত সরবরাহ অথবা অবিলম্বে প্রাপ্যতার স্বার্থে সামান্য মাত্রায় উচ্চতর মূল্য যুক্তিযুক্ত বলিয়া বিবেচনা করা যাইবে

তবে শর্ত থাকে যে, দ্রুত সরবরাহের বিষয়টি অনুকূল বিবেচনা লাভ করিবে মর্মে কোটেশন প্রদানের অনুরোধ জ্ঞাপন পত্রে সুস্পষ্টভাবে উল্লেখ করিতে হইবে।

(৪) ক্রয়াদেশ বা কার্যাদেশ প্রদানের সুপারিশ প্রণয়নের ক্ষেত্রে অর্থনৈতিক বিবেচনা বিচক্ষণতার সহিত প্রয়োগ করা হইয়াছে বলিয়া মূল্যায়ন প্রতিবেদন হইতে স্পষ্টভাবে প্রতিভাত হইতে হইবে।

(৫) পণ্যের ক্ষেত্রে কৃতকার্য দরপত্রদাতাকে ক্রয়াদেশ প্রেরণ করিতে হইবে এবং কার্য ও ভৌত সেবার ক্ষেত্রে চুক্তিপত্র স্বাক্ষরের জন্য কৃতকার্য দরপত্রদাতাকে আমন্ত্রণ জানাইতে হইবে।

(৬) কৃতকার্য দরপত্রদাতা ক্রয়াদেশ বা কার্যাদেশ প্রাপ্তির বিষয়টি লিখিতভাবে ক্রয়কারী নিশ্চিত করিবে।

(৭) কমপক্ষে ৩ (তিন)টি গ্রহণযোগ্য কোটেশন না পাওয়া গেলে, ক্রয়কারী কোটেশনসমূহ বাতিল বা সরাসরি ক্রয়সহ অন্য কোন পদ্ধতি প্রয়োগ করিয়া সংশ্লিষ্ট ক্রয়কার্য সম্পাদনের সুপারিশ ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধানের নিকট পেশ করিবে।

(৮) সকল দরপত্রদাতার নামের তালিকা, মূল্যসহ প্রাপ্ত কোটেশনের তালিকা এবং মূল্যায়ন প্রতিবেদন বিধি ৪৩ অনুসারে ক্রয়কার্য পরিচালনা সংক্রান্ত রেকর্ডের অন্তর্ভুক্ত করিতে হইবে।