APP প্রকাশ হয়ে যাবার পর দরপত্র দলিল প্রস্তুতির কাজ শুরু করা যায়। এখানে প্রথম কাজ হলো ই-জিপি সিস্টেমের জন্য একটি Tender Create করা। তখন APP এর মতো সিস্টেম হতে একটি Tender ID পাওয়া যাবে। এরপর বিজ্ঞপ্তি, দরপত্র দলিল, কমিটি সমূহ প্রস্তুত করে চূড়ান্ত করতে হয়। অতঃপর ই-জিপি সিস্টেমে বিজ্ঞপ্তি প্রকাশ করা হলে সংশ্লিষ্ট সকলে তা দেখতে পারবে।
নিচে ধাপে ধাপে তা আলোচনা করা হলঃ
Tender Create করাঃ
APP প্রকাশ করার পরবর্তী কাজ হল দরপত্র দলিল প্রস্তুত করে তা ই-জিপি সিস্টেমে প্রকাশ করা। এজন্য প্রথমে APP অথবা Tender Tab থেকে প্রয়োজনীয় দরপত্র প্রস্তুত করা যায়।
APP menu থেকেঃ PE Login>APP>My APP>Select APP>Submit>Dashboard>Create Tender.
Tender menu থেকেঃ PE Login>Tender>Create Tender>Select Financial year> Select APP>Search APP> Select>Submit
Video Clip
বিজ্ঞপ্তি প্রস্তুতি (Notice Preparations):
Invitation Reference No. (IFT): APP ID নাম্বার ব্যবহার করা যেতে পারে।
বিজ্ঞপন সংক্রান্ত বিভিন্ন তারিখ ও সময়
Scheduled Publication: যে সময় থেকে অনলাইনে দরপত্রটি ই-জিপি সিস্টেমে দেখা যাবে (Live)।
Document last selling: তফসিল-২ [বিধি ৬১(৪), ৬৩(২), ৬৪(৫), ইত্যাদি] অনুযায়ী দরপত্র জমা শেষ (closing) হবার পূর্বের তারিখ ও সময়।
Pre-tender meeting Start: বিধি ৪ অনুযায়ী ক্রয়কারীকে প্রাক্-দরপত্র সভা আয়োজন করতে হবে। ই-জিপি গাইড লাইন অনুযায়ী মিটিং শুরুর তারিখ ও সময়।
Pre-tender meeting End: ই-জিপি গাইড লাইন অনুযায়ী মিটিং শেষের তারিখ ও সময়।
Tender/Proposal Closing: তফসিল-২ [বিধি ৬১(৪), ৬৩(২), ৬৪(৫), ৮৩ (১)(ক) ইত্যাদি] অনুযায়ী সর্বশেষ তারিখ ও সময় দিতে হবে।
Tender/Proposal Opening: পিপিআর-০৮ এর বিধি ৯৭(৪)(ক) অনুযায়ী সময় নির্ধারণ করতে হবে। ই-জিপি গাইড লাইন অনুযায়ী শুরুর তারিখ ও সময় দিতে হবে। Tender closing এর সময় পার হবার পরবর্তী ১ ঘন্টার মধ্যে হবে।
Security Submission: ই-জিপি গাইড লাইন অনুযায়ী সর্বশেষ তারিখ ও সময় দিতে হবে। কমপক্ষে Tender closing এর সর্বশেষ সময়ের ১ ঘন্টা পূর্বের সময় হতে হবে।
Eligibility of Tenderer/Consultant: দরপত্রে অংশগ্রহনের জন্য ঠিকাদার বা ঠিকাদারী প্রতিষ্ঠানের সর্বনিম্ন কি যোগ্যতা থাকা প্রয়োজন তা উল্লেখ করতে হবে (PPR-08)। তবে এই যোগ্যতা সমূহ যেহেতু দরপত্রের TDS অংশে বিস্তারিত উল্লেখ করতে হয়, সেহেতু আর এখানে উল্লেখ করার প্রয়োজন নেই। সেক্ষেত্রে শুধুমাত্র ‘As per ITT and TDS’ লিখলেই যথেষ্ট হবে।
Brief Description of Works: কাজের নাম, APP তে উল্লেখ আছে, সেখান থেকে কপি পেষ্ট করলেই হবে।
Tender/Proposal Document Price (in BDT): সংশ্লিষ্ট কাজটির দাপ্তরিক প্রক্কলন (official estimate) 50 লক্ষ টাকা পর্যন্ত হলে দরপত্র দলিলের মূল্য ১০০০/- টাকা, ২.০০ কোটি টাকা পর্যন্ত ২,০০০/- টাকা এবং এর উপরে যে কোন মূল্যের জন্য ৪,০০০/ টাকা হবে।
Location: কাজটি যে এলাকা বা অঞ্চলে বাস্তবায়িত হবে তার নাম।
Tender/Proposal Security (in BDT): পিপিআর-০৮ এর বিধি ২২ অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট কাজটির দাপ্তরিক প্রক্কলন (official estimate) এর শূণ্য হতে সর্বোচ্চ ৩% পর্যন্ত টাকা।
Start Date: কাজটি শুরু করার সাম্ভাব্য তারিখ
Completion Date: কাজটি শেষ হবার সর্বশেষ সাম্ভাব্য তারিখ।
এরপর Submit এ ক্লিক করে save করতে হবে।
Video Clip
দরপত্র দলিল নির্দিষ্টকরণ (Configure Key Information):
পূর্বোক্ত দরপত্র দলিল ব্যবহার করাঃ যে ক্রয়কারী দপ্তরের জন্য দরপত্র দলিল প্রস্তুত করা হচ্ছে, সেই ক্রয়কারীর অধীন যদি পূর্বে কোন দরপত্র ই-জিপি তে প্রস্তুত করে ব্যবহৃত হয়ে থাকে তবে সেই দরপত্রের আইডি নাম্বার দিয়ে search করে সিলেক্ট করা যাবে। অতঃপর সেই দরপত্র দলিলটি edit করে পুনরায় ব্যবহার করা যাবে। এতে সময় কম লাগবে এবং অনিচ্ছাকৃত ভূল কম হবার সুযোগ থাকে।
Approving Authority: drop down লিস্ট থেকে সিলেক্ট করতে হবে। DOFP অনুযায়ী নির্ধারণ করতে হবে (Hope)।
Standard Tender Document: drop down লিস্ট থেকে সিলেক্ট করতে হবে। পিপিআর-০৮ এর তফসিল-১ অনুযায়ী আদর্শ দলিলসমূহ ব্যবহৃত হবে। (say e-PW3)
Tender/Proposal Validity in No. of Days: পিপিআর-০৮ এর বিধি ১৯ অনুযায়ী তফসিল-২ অনুসরণ করে দরপত্র বা প্রস্তাবের বৈধতার মেয়াদ নির্ধারণ করতে হবে। (60-90)
Tender Security Validity days: পিপিআর-০৮ এর বিধি ২২(৭) অনুযায়ী দরপত্র জামানতের মেয়াদ দরপত্রের বৈধ মেয়াদ পূর্তির তারিখের পর কমপক্ষে ২৮ (আটাশ) দিন পর্যন্ত হতে হবে।(৬০ থেকে ৯০ দিন + ২৮ দিন)
এরপর Submit এ ক্লিক করে save করতে হবে।
Video Clip
দরপত্র দলিল প্রস্তুতি (Document Preparations):
দরপত্র দলিল প্রস্তুত করার জন্য ক্রয়কারীকে পিপিআর-০৮ এর বিধি ৪ (১৩) অনুযায়ী তফসিল-১ এ উল্লেখিত সিপিটিইউ তৎকর্তৃক ইস্যুকৃত আদর্শ দলিল ব্যবহার করে দরপত্র দলিল প্রস্তুত করতে হবে।
ক্রয়ের ধরণ ও মূল্যমান অনুযায়ী মোট ২৪ টি আদর্শ দরপত্র দলিলের উল্লেখ আছে
কার্য ও ভৌত সেবাঃ ৬ টি
পণ্য ও সংশ্লিষ্ট সেবাঃ ৭ টি
বুদ্ধিবৃত্তিক এবং পেশাগত সেবাঃ ১১ টি
এখন, কার্য ও ভৌত সেবা (Works) এর জন্য PW3 আদর্শ দরপত্র দলিল (standard tender document – STD) ব্যবহার করে কিভাবে তা ঠিকাদারদের বিতরণের জন্য প্রস্তুত করতে হয় তা আলোচনা করা হল –
PW3 অনুযায়ী আদর্শ দরপত্র দলিলে মোট ৯টি সেকশান রয়েছে (পিপিআর-০৮) –
১। Instructions to Tenderer (ITT): শুধু দেখা যাবে, কোন edit করা যাবে না।
২। Tender Data Sheet (TDS): মোট …… টি সেকশন আছে। এর ভেতরে আরো সাব-সেকশন আছে। এগুলো ধাপে ধাপে edit করে সেভ করতে হবে। কিভাবে edit করতে হয় তা নিচের video clip দেখলে পরিষ্কার বোঝা যাবে আশা করি।
৩। General Conditions of Contract (GCC): শুধু দেখা যাবে, কোন edit করা যাবে না।
৪। Particular Conditions of Contract (PCC): মোট …… টি সেকশন আছে। এর ভেতরে আরো সাব-সেকশন আছে। আছে। এতে প্রয়োজনীয় অংশগুলো একই ভাবে TDS এর মতো edit করে সেভ করতে হবে।
৫। Tender and Contract Forms: মোট ……… টি ফর্ম রয়েছে। এগুলোই আসলে দরপত্র দলিলের প্রাণ। দরপত্রদাতা এই ফর্মগূলোই পূরণ করে সংযুক্ত ডকুমেন্ট সহ দরপত্র হিসেবে জমা দিবেন।
৬। Bill of Quantities (BOQ): এটাও আসলে একটি ফর্ম, তবে তা ক্রয়কারীর পছন্দ অনুযায়ী তৈরী করা যায়। এতে কাজের বিভিন্ন মালামালের বিবরণ, পরিমান ইত্যাদি উল্লেখ থাকে। এতে ইচ্ছে মতো পাতা যোগ করা যায়। নিচের video clip দেখলে বিষয়গুলো পরিষ্কার বোঝা যাবে আশা করি।
৭। General Specifications: ডিজাইন, ড্রইং, কাজের সংশ্লিষ্ট মালামাল, ব্যবহৃত যন্ত্রপাতি ইত্যাদির Specifications সংক্রান্ত বিবরণের ডকুমেন্ট আপলোড করে সংযুক্ত করতে হবে। নিচের video clip টি দেখা যেতে পারে।
৮। Particular Specifications: শুধুমাত্র সংশ্লিষ্ট কাজটির সাথে সম্পর্কযুক্ত বিশেষ কোন Specifications থাকলে তার বিবরণ আপলোড করে সংযুক্ত করতে হবে।
৯। Drawings: সংশ্লিষ্ট কাজটির সাথে সম্পর্কযুক্ত সকল Drawing আপলোড করে সংযুক্ত করতে হবে।
Video Clip # TDS & Form
Video Clip # BOQ
https://www.youtube.com/watch?v=GtIur20ub2o
দরপত্র মূল্যায়ন কমিটি প্রস্তুতি (Formation of Evaluation Committee):
ই-জিপি তে মূল্যায়ন কমিটি ৩ সদস্য বিশিষ্ট হবে, তারমধ্যে ২ জনকে কমপক্ষে সংশ্লিষ্ট ক্রয়কারী দপ্তরের কর্মকর্তা হতে হবে।
কমিটি গঠনের Flow chart:
Evaluation Committee> Create>Committee Name>Add members> Select (at least 2 from same PE)>Add>Committee role>Submit>
Work flow>Create>No of reviewers (say 0)>Submit>Starts by PE>Ends by PE>Submit>Notify Committee Members>Remarks>Notify
Video Clip # TEC & TOC
দরপত্র উন্মুক্তকরণ কমিটি প্রস্তুতি (Formation of Opening Committee):
ই-জিপি তে দরপত্র উন্মুক্তকরণ কমিটি ২ সদস্য বিশিষ্ট হবে, তারমধ্যে ১ জনকে সংশ্লিষ্ট মূল্যায়ন কমিটি থেকে হতে হবে।
কমিটি গঠনের Flow chart:
Opening>Opening Committee>Create>Committee Name>Add member>(select 1 from) Same PE>Select (1 from) TEC>Add>Committee Role>Submit>
Work flow>Create>No of reviewers (say 0)>Submit>Starts by PE>Ends by PE>Submit>Notify Committee Members>Remarks>Notify
অন্যান্য (Others):
Clarification on Tender> Clarification on Tender is to be allowed (No)> Submit>
Committee Member for Encryption/Decryption> Create> Select Members> Submit>
Official Cost Estimate> Add> Official Cost Estimate (In BDT)> Submit>
Creation of format for Price Comparison Report> No need to Prepare/Work
Video Clip
বিজ্ঞপ্তি প্রকাশ (Tender Notice Publish):
Notice>Workflow> Create>No. of Reviewers (0)> Submit> (Start & End by PE)> Submit>Notice>Publish> Comments> Submit>
এরপর দরপত্রটি LIVE এ চলে যাবে, Tender Notice এ publication এর জন্য যে সময় দেয়া হয়েছে তার পর online এ home page থেকেই যে কেউ তা দেখতে পারবে।
এরপর আগ্রহী দরপত্রদাতারা ই-জিপি পোর্টাল থেকে সিডিউল দেখতে ও ক্রয় করে ব্যবহার করতে পারবে।
Video Clip
