মোঃ সাইফুর রহমান জোয়ার্দ্দার, MCIPS
নির্বাহী প্রকৌশলী, উইকেয়ার প্রকল্প, এলজিইডি
কার্য চুক্তি ব্যবস্থাপনায় (Works Contract Management) কাজের গুনগত মান নিয়ন্ত্রণের পাশাপাশি সময় ও ব্যয় নিয়ন্ত্রণের বিষয়গুলি সমভাবে গুরুত্বপূর্ণ। আর এ প্রেক্ষিতেই যে কোনো চুক্তি বা প্রকল্পের সফল ব্যবস্হাপনার ক্ষেত্রে Triple Constraints (Cost, Scope/Quality, Time) এর ধারনা সুপরিচিত। তবে, বাস্তবতা হলো বাংলাদেশে কার্য চুক্তি ব্যবস্থাপনায় নিয়োজিত প্রকৌশলীরা বিশেষ করে সিভিল ইঞ্জিনিয়ার’রা চুক্তি ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে কাজের গুনগত মান নিয়ন্ত্রণের ব্যাপারে যে ধরনের তৎপরতা প্রদর্শন করেন, সময় ও ব্যয় নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে তাদের মধ্যে সে ধরনের তৎপরতা পরিলক্ষিত হয় না। এর প্রধানতম কারণ হলো কাজের গুনগত মান নিশ্চিত করার জন্য যেসব ব্যবস্থাপনা প্রয়োজন (যেমনঃ মান নিয়ন্ত্রণ পরীক্ষার জন্য বিভিন্ন ধরনের উপকরণ/সরঞ্জাম, প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ ও লোকবল ইত্যদি), সেসব ব্যবস্থাপনা তাদের কাছে প্রাপ্তিসাধ্য হলেও সময় ও ব্যয় নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করবে এ জাতীয় কার্যকরী উপকরণ বা প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণের অভাববোধ তারা প্রতিনিয়ত করে থাকেন। কাজের প্রকৃত ভৌত অগ্রগতি মনিটরিং করার বিষয়ে কার্যকরী কৌশল প্রয়োগের প্রচলিত কোনো কৌশল বা চর্চা না থাকায় কাজ বাস্তবায়নে নিয়োজিত প্রকৌশলী ও ঠিকাদারগণ প্রত্যাশিত চুক্তি সমাপ্ত সময়ের পূর্বে সময় নিয়ন্ত্রণে সচেতন থাকেন না, যার প্রেক্ষিতে চুক্তির ব্যয়ও অধিকাংশ সময়ে নিয়ন্ত্রনহীন হয়ে পড়ে।
চুক্তি ব্যবস্থাপনায় সময় নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে, কাজের প্রকৃত ভৌত অগ্রগতি নিয়মিত মনিটরিং করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ম্যানুয়াল ব্যবস্থাপনায় নিয়মিত মনিটরিং করা অত্যন্ত দুরূহ ও পরিশ্রমসাধ্য ব্যাপার, বরং কার্যকরী কোনো সফটওয়্যারের মাধ্যমে মনিটরিং করা অনেক সহজ এবং রেকর্ড সংরক্ষণের জন্যও অটোমেটেড সিস্টেম অনেক উপকারী। এক্ষেত্রে প্রচলিত যেসব সফটওয়্যার ব্যবহৃত হয়ে থাকে, তার মধ্যে Microsoft Project, Primavera ইত্যাদি জনপ্রিয়।
এলজিইডি’র WeCARE Phase-I প্রকল্পে কার্য চুক্তি ব্যবস্থাপনায় কাজের ভৌত অগ্রগতি মনিটরিং-এ ইতোমধ্যে Microsoft Project Software-এর ব্যবহার শুরু হয়েছে। WeCARE প্রকল্পের আওতায় কার্য চুক্তির প্যাকেজসমূহে’র নির্বাচিত ঠিকাদাররা চুক্তি স্বাক্ষরের পরপরই প্রকল্পের প্রকৌশলী, পরামর্শক ও এলজিইডি’র মাঠ পর্যায়ের প্রকৌশলীদের সহায়তায় সংশ্লিষ্ট কাজের একটি বিস্তৃত Work Program তৈরি করছেন, যাতে সম্পাদিতব্য কাজের সমস্ত কম্পোনেন্টের (Summary Task, Task/Activities-এর) বিস্তারিত পরিকল্পনা (কাজ বাস্তবায়নের সম্ভাব্য সময়কাল ও তারিখ), সেইসাথে প্রতিটি কম্পোনেন্টের ক্ষেত্রে চুক্তি দলিলের Priced Bill of Quantity (BOQ)-তে উল্লেখিত ঠিকাদারের ব্যয় (Quoted Rate) অনুযায়ী চুক্তি বাস্তবায়নকালীন বিভিন্ন সময়ে S-Curve-এর মাধ্যমে প্রক্ষিপ্ত ব্যয় (Projected Cost) নির্ধারন করা সম্ভব হয়েছে, যা কাজ বাস্তবায়নকালীন নির্ধারিত ব্যয়ের সাথে প্রকৃত ব্যয়ের তুলনা প্রদানে সহায়তা করবে।
প্রস্ততকৃত Work Program টি প্রকল্প ব্যবস্থাপক (WeCARE অন্তর্ভূক্ত ৪টি জেলার নির্বাহী প্রকৌশলী) কর্তৃক অনুমোদিত হওয়ার পর এতে একটি Baseline Set করা হয়ে থাকে এবং নিয়মিতভাবে প্রতিটি কম্পোনেন্টের আপডেট (ভৌত অগ্রগতি, প্রকৃত বাস্তবায়ন সময়কাল ও তারিখ) প্রদান করা হয়, ফলে প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সামগ্রিক ভৌত অগ্রগতি (Overall Physical Progress) তৈরী করে। এছাড়া প্রোগ্রামটি Baseline-এর সাথে প্রকৃত সম্পাদিত কাজের সময়কালের পার্থক্য প্রদর্শন করে, নির্ধারিত ব্যয়ের তুলনায় সম্পাদিত কাজের ব্যয়ের পার্থক্য প্রদর্শন করে এবং সর্বোপরি S-Curve-এর মাধ্যমে সম্ভাব্য নতুন প্রক্ষিপ্ত ব্যয়ের পূর্বাভাস প্রদান করে।
পরিকল্পনা মাফিক সপ্তাহ অন্তরে কাজ বাস্তবায়নে ঠিকাদার ও প্রকৌশলীগণের পদক্ষেপ গ্রহন বা কাজের ভৌত অগ্রগতি ত্বরান্বিত করার জন্য কখন এবং কোন সময়ে সংশ্লিষ্টদের অতিরিক্ত মনোযোগ প্রদান করা আবশ্যক, সে ধরনের সিদ্ধান্ত গ্রহনের ক্ষেত্রে এই Work Program টি অত্যন্ত সহায়ক। আমাদের প্রচলিত অনুশীলনে নিয়মিতভাবে কাজের প্রকৃত ভৌত অগ্রগতি সংক্রান্ত রেকর্ড সংরক্ষণের বিষয়টি অনুপস্থিত এবং সম্পূর্ণভাবে তা উপেক্ষা করা হয়ে থাকে, যা খুব সহজেই এই Work Program এর মাধ্যমে বাস্তবায়ন করা সম্ভব হচ্ছে।
এই MS Project Software-ভিত্তিক Work Program টি একটি পূর্বনির্ধারিত Baseline-এর বিপরীতে কাজের প্রকৃত ভৌত অগ্রগতি মনিটরিং করার মাধ্যমে সিভিল ওয়ার্কস চুক্তিগুলি পরিচালনা করতে WeCARE-কে সহায়তা করছে। কাজের কম্পোনেন্টগুলো, যা নিয়মিতভাবে আপডেট করা হয় এবং দুই সপ্তাহ অন্তর (Bi-Weekly) প্রতিটি কম্পোনেন্টের প্রকৃত ভৌত অগ্রগতির রেকর্ড সংরক্ষণ করা হয় ও তার ভিত্তিতে সংশ্লিষ্ট ঠিকাদারদের প্রয়োজনীয় নির্দেশনা প্রদান করা হয়। WeCARE প্রকল্পের প্যকেজসমূহের চুক্তিতে ৬ (ছয়) মাস অন্তর Sectional Completion এবং ১২ (বারো) মাস পর হতে মূল্য সমন্বয়ের (Price Adjustment) শর্ত/বিধান থাকায় (যা, এলজিইডি-র জন্যও একটি নতুন ক্ষেত্র) কাজের প্রতিটি কম্পোনেন্টের প্রকৃত ভৌত অগ্রগতির রেকর্ড সংরক্ষণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
WeCARE Phase-I প্রকল্পে MS Project Software-ব্যবহারের মাধ্যমে যেভাবে Work Program প্রস্তত করা হয়েছে ও কাজের ভৌত অগ্রগতি মনিটরিং করা হয়ে থাকে তার বিবরণ-
১। BOQ-এর প্রতিটি আইটেমকে কাজের কম্পোনেন্টে (Summary Task, Task/Activities-এ) পরিবর্তন এবং Priced BOQ-তে উল্লেখিত ঠিকাদারের ব্যয়কে (Quoted Rate) কম্পোনেন্টে’র ব্যয়ে পরিবর্তন (WeCARE প্রকল্পে প্রতিটি প্যাকেজে BOQ Item-এর সংখ্যা ৯০০ থেকে ১২০০টি। এই আইটেমগুলিকে চিত্র-১ ও ২ অনুযায়ী ব্যয়সহ ৩০০-৩৫০ কাজের কম্পোনেন্টে পরিবর্তন করা হয়েছে)।
২। BOQ আইটেমের পরিবর্তে MS Project Software-এ কম্পোনেন্টের ব্যবহার এবং প্রতিটি কম্পোনেন্ট বাস্তবায়নের জন্য বাস্তবসম্মত সময়কাল ও তারিখ (Duration, Start/Finish Date, Task Dependency etc.) নির্ধারন ও ব্যয়সহ চিত্র-৩ অনুযায়ী উপস্থাপন।
৩। সকল কম্পোনেন্ট বাস্তবায়নের সময়কাল, তারিখ ও ব্যয় নির্ধারনের পর Software Generated S-Curve-এর মাধ্যমে প্রক্ষিপ্ত ব্যয় (Projected Cost) প্রস্ততকরণ ও পুনরায় সময়কাল ও তারিখের সমন্বয়ের মাধ্যমে টার্গেট অনুযায়ী প্রক্ষিপ্ত ব্যয় নির্ধারন।
৪। টার্গেট অনুযায়ী বাস্তবসম্মত প্রক্ষিপ্ত ব্যয় ও কম্পোনেন্টের সময়কাল নির্ধারন সম্পন্ন হলে Work Program টি প্রকল্প ব্যবস্থাপক কর্তৃক অনুমোদন ও এটিতে একটি Baseline Set করা হয়।
৫। নিয়মিতভাবে প্রতিটি কম্পোনেন্টের আপডেট (ভৌত অগ্রগতি, প্রকৃত বাস্তবায়ন সময়কাল ও তারিখ) প্রদান এবং দুই সপ্তাহ অন্তর (Bi-Weekly) প্রকৃত ভৌত অগ্রগতির রেকর্ড তারিখসহ Google Share Drive-এ সংরক্ষণ।
৬। প্রতিটি কম্পোনেন্টের আপডেট প্রদানে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সামগ্রিক ভৌত অগ্রগতি (Overall Physical Progress) তৈরী ও নির্ধারিত ব্যয়ের তুলনায় সম্পাদিত কাজের ব্যয়ের পার্থক্য চার্টের মাধ্যমে প্রদর্শন।
৭। অনুমোদিত Work Program অনুযায়ী যেসব কম্পোনেন্টের কাজ যথাসময়ে শুরু হচ্ছে না, তার কারণ (ঠিকাদারের গাফিলতি বা অন্য কোনো সমস্যা) নির্ধারন করে কম্পোনেন্টের মন্তব্য কলামে আপডেট প্রদান ও রেকর্ড হিসাবে সংরক্ষণ, ঠিকাদারের গাফিলতি থাকলে তাকে অবহিত করা।
৮। নিয়মিত বিরতিতে বাস্তব অবস্হার ভিত্তিতে মূল টার্গেট ঠিক রেখে MS Project-এ প্রস্ততকৃত Work Program টির বিভিন্ন কম্পোনেন্টের সময়কাল ও তারিখ পুনঃনির্ধারন করে Revised Work Program তৈরী ও তার অনুমোদন।
পরিশেষে, এটি অনস্বীকার্য যে Good Practice বাস্তবায়ন করা সবসময়ই চ্যালেঞ্জিং। তবে সম্মিলিত প্রচেষ্টা থাকলে আমাদের তা সম্পাদন করার সক্ষমতা রয়েছে এবং আমরা যদি আন্তরিকভাবে চেষ্টা করি তবে সবার সহযোগিতায় অবশ্যই ভালো ফলাফল অর্জন করা সম্ভব।
WeCARE Phase-I প্রকল্পের সকল সদস্যদের (প্রকল্প পরিচালক, প্রকল্পের প্রকৌশলী/ষ্টাফ, পরামর্শক) সহযোগিতায় এবং এলজিইডি’র জেলা নির্বাহী প্রকৌশলী ও উপজেলা প্রকৌশলীদের তত্বাবধানে ঠিকাদারদের প্রকৌশলীদের মাধ্যমে বাস্তবসম্মত একটি Work Program তৈরী করে পরবর্তীতে কাজের ভৌত অগ্রগতি মনিটরিং কাজে অগ্রসর হওয়া সম্ভব হয়েছে। আসুন সময় ও ব্যয় নিয়ন্ত্রণে আমরা যাতে সফল হই, তার জন্য সকলে কার্যকর উদ্যোগ গ্রহন করি।
Foot Note:
এলজিইডি’র WeCARE Phase-I প্রকল্পের সংক্ষিপ্ত বিবরণঃ
Western Economic Corridor & Regional Enhancement Program (WeCARE) বাংলাদেশ সরকার ও বিশ্বব্যাংকের অর্থায়নে পরিচালিত দেশের পশ্চিমাঞ্চলে গৃহীত ১০ বৎসর মেয়াদী একটি প্রোগ্রাম (৪টি ফেজ), যা একইসাথে বাংলাদেশ সরকারের দু’টি বাস্তবায়নকারী সংস্হা’র (আরএইচডি ও এলজিইডি) মাধ্যমে বাস্তবায়িত হচ্ছে। এটি’র প্রধান কম্পোনেন্ট, সাতক্ষীরার ভোমরা হতে সিরাজগঞ্জের হাটিকমরুল পর্যন্ত ২৬০ কিলোমিটার পশ্চিমাঞ্চলীয় আঞ্চলিক সড়ককে ইকনোমিক করিডোর-এ রুপান্তরের কাজ বাস্তবায়ন করবে প্রধান বাস্তবায়নকারী সংস্থা সড়ক ও জনপথ বিভাগ (আরএইচডি) এবং ইকনোমিক করিডোর সংলগ্ন পশ্চিমাঞ্চলের ১০টি জেলায় পল্লী সড়ক ও গ্রোথ সেন্টারসমূহের অবকাঠামো উন্নয়ন কার্যক্রম বাস্তবায়ন করবে স্থানীয় সরকার প্রকৌশল অধিদপ্তর (এলজিইডি)। ইতোমধ্যে মূল প্রোগ্রামের ১ম ফেজ WeCARE Phase-I প্রকল্প নামে এলজিইডি কর্তৃক ৪টি জেলায় (যশোর, ঝিনাইদহ, মাগুরা ও চুয়াডাঙ্গা) জুন’২০২০ থেকে শুরু হয়েছে। Phase-I-এ এলজিইডি’র ১৬টি কার্যচুক্তির প্যাকেজ রয়েছে (প্যাকেজগুলির সাইজ ৭০ হতে ১১০ কোটি টাকা), যার ৮০% চুক্তি সম্পন্ন শেষে বর্তমানে কাজ চলমান। পরিকল্পনা অনুযায়ী অবশিষ্ট প্যাকেজগুলির কাজ আগামী ০৩ মাসের মধ্যে চুক্তি সম্পন্ন শেষে শুরু হবে।
