সরকারি ক্রয়ে রেকর্ড ব্যবস্থাপনাঃ আইনি কাঠামো ও ব্যবহারিক নির্দেশিকা

প্রকৌ: মো: মোকতার হোসেন MCIPS, PMP, CPCM
উপ-পরিচালক (নির্বাহী প্রকৌশলী)
নক্সা ও পরিদর্শণ-১ পরিদপ্তর,
বাংলাদেশ বিদ্যুৎ উন্নয়ন বোর্ড, ঢাকা।
মোবাইল: ০১৭২২০৪৪৩৩৫
ইমেইল: moktar031061@gmail.com
=====================================

সরকারি ক্রয় কার্যক্রমে স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিতকরণে সঠিক নথিপত্র বা রেকর্ড সংরক্ষণ (Record Keeping) একটি অপরিহার্য শর্ত। একটি ক্রয় প্রক্রিয়া সম্পন্ন হওয়ার পর তার স্বচ্ছতা প্রমাণের একমাত্র হাতিয়ার হলো সেই ক্রয়ের দালিলিক প্রমাণাদি। পিপিএ-২০০৬ এবং পিপিআর-২০২৫ অনুযায়ী এটি কেবল একটি সাধারণ দাপ্তরিক কাজ নয়, বরং একটি কঠোর আইনি বাধ্যবাধকতা। পিপিআর-২০২৫ এ শুধুমাত্র রেকর্ড সংরক্ষণের কথাই বলা হয়নি, বরং রেকর্ডগুলো কীভাবে সংরক্ষণ করতে হবে তাও বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করা হয়েছে। অনেক ক্ষেত্রে সঠিক রেকর্ড ব্যবস্থাপনার অভাবে অডিট আপত্তি বা আইনি জটিলতা সৃষ্টি হয়।

রেকর্ড সংরক্ষণের আইনি বাধ্যবাধকতা ও মেয়াদ

পিপিএ-২০০৬: ক্রয়কারী, বিধি দ্বারা নির্ধারিত পদ্ধতিতে, ক্রয়কার্য সংক্রান্ত যাবতীয় রেকর্ড সংরক্ষণ করবে। [ধারা-২৩]

পিপিআর-২০২৫: বিধি ৬০ অনুযায়ী, ক্রয়কারীকে সরকারি ক্রয়সংক্রান্ত সকল কর্মকাণ্ডের রেকর্ড ও দলিলপত্র সংরক্ষণ করতে হবে।

সংরক্ষণের মেয়াদ: বিপিপিএ-কে পরিবীক্ষণ এবং অর্থবহ ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ ও হিসাব নিরীক্ষণ কাজে সহায়তা করার জন্য কমপক্ষে ০৫ (পাঁচ) বছরের জন্য রেকর্ড সংরক্ষণ করতে হবে।

ব্যাপ্তি: ক্রয় পরিকল্পনা গ্রহণের শুরু থেকে চুক্তিবদ্ধ দায়দায়িত্ব সম্পূর্ণভাবে পালিত হওয়া পর্যন্ত সময়ের সকল রেকর্ড সংরক্ষণ করতে হবে।

এখন, ক্রয় নথিতে কী কী রেকর্ড থাকতে হবে ? রেকর্ড বা নথি বিন্যাস, সংরক্ষণ পদ্ধতি ও ব্যবহারিক নির্দেশিকা, রেকর্ড প্রাপ্তিসাধ্যকরণ ও গোপনীয়তা, ইত্যাদি বিষয়ে বিস্তারিত জানতে লগইন করুন।

শুধুমাত্র রেজিষ্টার্ড ব্যবহারকারিগন সম্পুর্ন প্রতিবেদন পড়তে পারবেন।