সরকারি ক্রয়ে রেকর্ড ব্যবস্থাপনাঃ আইনি কাঠামো ও ব্যবহারিক নির্দেশিকা

প্রকৌ: মো: মোকতার হোসেন MCIPS, PMP, CPCM
উপ-পরিচালক (নির্বাহী প্রকৌশলী)
নক্সা ও পরিদর্শণ-১ পরিদপ্তর,
বাংলাদেশ বিদ্যুৎ উন্নয়ন বোর্ড, ঢাকা।
মোবাইল: ০১৭২২০৪৪৩৩৫
ইমেইল: moktar031061@gmail.com
=====================================

সরকারি ক্রয় কার্যক্রমে স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিতকরণে সঠিক নথিপত্র বা রেকর্ড সংরক্ষণ (Record Keeping) একটি অপরিহার্য শর্ত। একটি ক্রয় প্রক্রিয়া সম্পন্ন হওয়ার পর তার স্বচ্ছতা প্রমাণের একমাত্র হাতিয়ার হলো সেই ক্রয়ের দালিলিক প্রমাণাদি। পিপিএ-২০০৬ এবং পিপিআর-২০২৫ অনুযায়ী এটি কেবল একটি সাধারণ দাপ্তরিক কাজ নয়, বরং একটি কঠোর আইনি বাধ্যবাধকতা। পিপিআর-২০২৫ এ শুধুমাত্র রেকর্ড সংরক্ষণের কথাই বলা হয়নি, বরং রেকর্ডগুলো কীভাবে সংরক্ষণ করতে হবে তাও বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করা হয়েছে। অনেক ক্ষেত্রে সঠিক রেকর্ড ব্যবস্থাপনার অভাবে অডিট আপত্তি বা আইনি জটিলতা সৃষ্টি হয়।

রেকর্ড সংরক্ষণের আইনি বাধ্যবাধকতা ও মেয়াদ

পিপিএ-২০০৬: ক্রয়কারী, বিধি দ্বারা নির্ধারিত পদ্ধতিতে, ক্রয়কার্য সংক্রান্ত যাবতীয় রেকর্ড সংরক্ষণ করবে। [ধারা-২৩]

পিপিআর-২০২৫: বিধি ৬০ অনুযায়ী, ক্রয়কারীকে সরকারি ক্রয়সংক্রান্ত সকল কর্মকাণ্ডের রেকর্ড ও দলিলপত্র সংরক্ষণ করতে হবে।

সংরক্ষণের মেয়াদ: বিপিপিএ-কে পরিবীক্ষণ এবং অর্থবহ ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ ও হিসাব নিরীক্ষণ কাজে সহায়তা করার জন্য কমপক্ষে ০৫ (পাঁচ) বছরের জন্য রেকর্ড সংরক্ষণ করতে হবে।

ব্যাপ্তি: ক্রয় পরিকল্পনা গ্রহণের শুরু থেকে চুক্তিবদ্ধ দায়দায়িত্ব সম্পূর্ণভাবে পালিত হওয়া পর্যন্ত সময়ের সকল রেকর্ড সংরক্ষণ করতে হবে।

ক্রয় নথিতে কী কী রেকর্ড থাকতে হবে ?

একটি ক্রয় নথিতে আবশ্যিকভাবে নিম্নোক্ত রেকর্ডসমূহ অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে: [বিধি-৬০(২)]

ক্রয়ের প্রারম্ভিক বিবরণ ও দাপ্তরিক প্রাক্কলন: ক্রয়ের সংক্ষিপ্ত বিবরণ, পদ্ধতি নির্বাচনের যৌক্তিকতা এবং অনুমোদিত দাপ্তরিক প্রাক্কলনের (Official Cost Estimate) কপি।

বিজ্ঞাপন ও দরপত্র আহ্বান সংক্রান্ত দলিল: পত্রিকায় প্রকাশিত বিজ্ঞাপন, দরপত্র বা প্রস্তাব আহ্বানপত্র এবং পূর্ণাঙ্গ দরপত্র দলিল (Solicitation Documents)।

দরপত্রদাতা ও উন্মুক্তকরণ সংক্রান্ত রেকর্ড: অংশগ্রহণকারী দরপত্রদাতা বা আবেদনকারীদের তথ্য, দরপত্র উন্মুক্তকরণ শিট (Opening Sheet) এবং তাদের সাথে সম্পাদিত সকল পত্র যোগাযোগ।

মূল্যায়ন প্রতিবেদন ও অনুমোদন প্রক্রিয়া: মূল্যায়নের নির্ণায়কসমূহ (Criteria), কারিগরি ও আর্থিক মূল্যায়ন প্রতিবেদন, তুলনামূলক বিবরণী এবং এ সংক্রান্ত অনুমোদনের দাপ্তরিক কাগজপত্র।

চুক্তি সম্পাদন, সংশোধনী ও ভেরিয়েশন: নোটিফিকেশন অফ অ্যাওয়ার্ড (NOA), স্বাক্ষরিত চুক্তিপত্র, চুক্তি সংশোধনী এবং ভেরিয়েশন অর্ডার (যদি থাকে)।

পণ্য গ্রহণ, কার্যসম্পাদন ও পরিমাপ: পণ্য গ্রহণ প্রতিবেদন (Receiving Report), কার্যসমাপ্তির সনদ, মেজারমেন্ট বুক (Measurement Book) এবং সেবা প্রদান সংক্রান্ত প্রতিবেদন।

বিল, ইনভয়েস ও মূল্য পরিশোধ: পণ্য, কার্য ও সেবা ক্রয় বাবদ দাখিলকৃত সকল বিল, ইনভয়েস এবং মূল্য পরিশোধের প্রমাণকসমূহ।

অভিযোগ, আপিল ও বিবিধ বিষয়াদি: ক্রয় কার্যক্রম বাতিল বা স্থগিতের তথ্য (যদি থাকে) এবং এ সংক্রান্ত কোনো অভিযোগ ও আপিল দায়ের হয়ে থাকলে তার যাবতীয় কাগজপত্র।

রেকর্ড বা নথি বিন্যাস, সংরক্ষণ পদ্ধতি ও ব্যবহারিক নির্দেশিকা

পাবলিক প্রকিউরমেন্ট বিধিমালা, ২০২৫-এর বিধি ৬০(৪) এবং তফসিল-১১ অনুযায়ী রেকর্ডসমূহকে এলোমেলোভাবে না রেখে একটি সুনির্দিষ্ট ও বিজ্ঞানসম্মত কাঠামোতে বিন্যস্ত করতে হবে।

১. প্যাকেজ ও চুক্তিভিত্তিক বিন্যাস কাঠামো (Structural Hierarchy)

বিধিমালার মৌলিক নিয়ম হলো – প্রতিটি চুক্তির (পণ্য, কার্য, ভৌত সেবা এবং বুদ্ধিবৃত্তিক ও পেশাগত সেবা) রেকর্ড পৃথক ফাইলে সংরক্ষণ করতে হবে। তবে একটি প্যাকেজের অধীনে একাধিক লট বা চুক্তি থাকলে সেগুলোকে ওই প্যাকেজের অধীনে গ্রুপ বা গুচ্ছাকারে সাজাতে হবে।

উদাহরণ: ধরা যাক, পণ্যের একটি প্যাকেজে (প্যাকেজ নং: G1) মোট ৩টি লট বা চুক্তি আছে। সেক্ষেত্রে ৩টি চুক্তির জন্য ৩টি আলাদা ফাইল হবে, কিন্তু তারা G1 গ্রুপের অধীনে ধারাবাহিকভাবে থাকবে।

২. খণ্ড নথি বা পার্ট ফাইল (Part File) ব্যবস্থাপনা

কোনো একটি নির্দিষ্ট চুক্তির দলিলাদি বা রেকর্ড যদি পরিমাণে অনেক বেশি হয় যা একটি ফাইলে সংকুলান সম্ভব নয়, সেক্ষেত্রে ওই চুক্তির ফাইলটিকে একাধিক খণ্ডে (Part) ভাগ করা যাবে। খণ্ড নথিগুলোকে Part-1, Part-2 ইত্যাদি হিসেবে চিহ্নিত করতে হবে।

৩. নথির নামকরণ ও পরিচিতি (Naming & Identification)

সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ মেনে ফাইলের নামকরণ এমনভাবে করতে হবে যেন নথির নাম দেখেই প্যাকেজ, চুক্তির সংখ্যা এবং খণ্ড বোঝা যায়।

আদর্শ নামকরণ: G1: Contract-1 (3) Part-1/2025-26 (এখানে G1 প্যাকেজ, (3) মোট চুক্তি সংখ্যা এবং Part-1 খণ্ড নির্দেশ করে)।

Title Page: প্রতিটি নথির প্রচ্ছদে বা Title Page এ প্রকল্পের নাম, ক্রয়ের বিষয়বস্তু, প্যাকেজ নম্বর এবং অর্থবছর আবশ্যিকভাবে উল্লেখ থাকতে হবে।

৪. নথির অভ্যন্তরীণ বিন্যাস (Internal Arrangement Sequence)

পাবলিক প্রকিউরমেন্ট বিধিমালা-২০২৫ এর তফসিল-১১ (অংশ-খ) এবং বাস্তবিক নিরীক্ষা (Audit) সুবিধার্থে নথির কাগজপত্র সমূহকে ঘটনার ক্রমানুসারে (Chronological Order) নিম্নোক্তভাবে সাজাতে হবে:

ধাপ-১: প্রাক-ক্রয় প্রস্তুতি ও পদ্ধতি নির্ধারণ (Pre-Procurement & Method)

• পণ্য, কার্য বা সেবার সংক্ষিপ্ত বিবরণ (Description)।
• ব্যবহৃত ক্রয় পদ্ধতি (OTM, LTM, RFQ ইত্যাদি) এবং পদ্ধতি নির্বাচনের যৌক্তিকতা ও যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদন।
• প্রাক-যোগ্যতা (যদি থাকে): প্রাক-যোগ্যতা আহ্বানপত্র, প্রকাশিত বিজ্ঞাপন, প্রাক-যোগ্যতা দলিল এবং সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্তদের (Shortlisted) তালিকা ও নির্বাচন সংক্রান্ত রেকর্ড।

ধাপ-২: দরপত্র আহ্বান ও দলিল (Invitation & Tender Document)

• দরপত্র বিজ্ঞপ্তি (Invitation for Tender) এবং পত্রিকায় প্রকাশিত বিজ্ঞাপনের কপি।
• দরপত্র বা প্রস্তাব বিক্রয়ের রেকর্ড।
• দরপত্র দলিল (Tender Document) বা প্রস্তাব আহ্বানের অনুরোধপত্র (RFP)।
• ইস্যুকৃত ব্যাখ্যা (Clarification) এবং সংশোধনী (Addendum) – যদি থাকে।

ধাপ-৩: দরপত্র দাখিল ও উন্মুক্তকরণ (Submission & Opening)

• দরপত্র বা প্রস্তাব দাখিলকারী ঠিকাদার/পরামর্শকদের নাম ও ঠিকানার তালিকা।
• দরপত্র উন্মুক্তকরণ অনুষ্ঠানে উপস্থিত ব্যক্তিবর্গের তালিকা, তারিখ ও স্থান।
• দরপত্র উন্মুক্তকরণ কার্যবিবরণী (Minutes of Tender Opening)।
• প্রতিটি দরপত্রদাতা কর্তৃক দাখিলকৃত মূল দরপত্র, কোটেশন বা প্রস্তাবসমূহ।

ধাপ-৪: মূল্যায়ন ও অনুমোদন (Evaluation & Approval)

• মূল্যায়নের জন্য নির্ধারিত ও প্রয়োগকৃত নির্ণায়কসমূহ (Evaluation Criteria)।
• দরপত্র বা প্রস্তাব মূল্যায়ন প্রতিবেদন এবং তুলনামূলক বিবরণী (Comparison Sheet)।
• মূল্যায়ন কমিটির (TEC/PEC) সুপারিশের ওপর যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদনের রেকর্ড।
• ক্রয় কার্যক্রম বাতিল বা স্থগিতের সিদ্ধান্ত (যদি থাকে)।

ধাপ-৫: চুক্তি সম্পাদন (Contract Award)

• মনোনীত ঠিকাদার/সরবরাহকারীর নাম ও ঠিকানা যাকে কার্যাদেশ দেওয়া হয়েছে।
• নোটিফিকেশন অফ অ্যাওয়ার্ড (NOA)।
• চুক্তিমূল্য (Contract Price)।
• স্বাক্ষরিত চুক্তি দলিল (Contract Documents)।
• পারফরম্যান্স গ্যারান্টি বা জামানত জমার কপি (তারিখ ও নম্বরসহ)।

ধাপ-৬: চুক্তি বাস্তবায়ন ও পরিবীক্ষণ (Contract Implementation & Monitoring)

• পণ্য সরবরাহের চালান ও গ্রহণ প্রতিবেদন (Delivery/Acceptance Report)।
• কার্যের ক্ষেত্রে কার্যসমাপ্তি প্রতিবেদন (Completion Report) এবং সম্পন্নকৃত লট বা অ্যাসাইনমেন্টের সংখ্যা।
• সরবরাহ বা কার্য সম্পাদনের স্থান সংক্রান্ত তথ্য।
• চুক্তিতে কোনো সংশোধনী (Amendment) বা ভেরিয়েশন অর্ডার থাকলে তার কপি।

ধাপ-৭: অভিযোগ ও নিষ্পত্তি (Complaints & Resolution) ( যদি থাকে)

• প্রশাসনিক কর্তৃপক্ষের নিকট দায়েরকৃত অভিযোগ এবং তার ওপর সিদ্ধান্তের কপি।
• রিভিউ প্যানেলে দায়েরকৃত আপিল, রেজিস্ট্রেশন ফি জমার রসিদ, প্যানেল গঠন এবং প্যানেলের সিদ্ধান্তের কপি ও বাস্তবায়ন প্রতিবেদন।

ধাপ-৮: বিল ও মূল্য পরিশোধ (Payment & Closing)

• পরিমাপ বহি (Measurement Book – MB) বা বিল অব কোয়ান্টিটি (BOQ)।
• দাখিলকৃত বিল বা ইনভয়েস এবং বিল পাসের আদেশ (Bill Passing Orders)।
• মূল্য পরিশোধের রেকর্ড (চেক, নগদ বা অন্য মাধ্যম) এবং ঠিকাদার কর্তৃক প্রাপ্তি স্বীকারপত্র।
• দরপত্রদাতাদের সাথে সম্পাদিত গুরুত্বপূর্ণ সকল পত্র যোগাযোগ।

৫. চেকলিস্ট ও রেকর্ড ট্র্যাকিং

প্রতিটি ফাইলের (মূল বা খণ্ড) শুরুতে রেকর্ডের একটি মাস্টার চেকলিস্ট থাকতে হবে। একাধিক খণ্ড নথি থাকলে, মূল ফাইলের চেকলিস্টে অন্য খণ্ডগুলোর রেফারেন্স দিতে হবে। যেমন: কোনো বড় ড্রয়িং Part-2 তে থাকলে Part-1 এর চেকলিস্টে উল্লেখ করতে হবে – “ড্রয়িং সমূহ খণ্ড-২ এ সংরক্ষিত”।

রেকর্ড প্রাপ্তিসাধ্যকরণ ও গোপনীয়তা

চুক্তিস্বাক্ষরের পূর্বে কোন ক্রয় কার্যক্রম বাতিল হলে বা চুক্তিস্বাক্ষর এর পরে ক্রয় কার্যক্রমের রেকর্ডপত্র সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির জন্য উন্মুক্ত বা প্রাপ্তিসাধ্য করতে হবে। তবে, বিধি ৬১(২) অনুযায়ী আদালত বা আইনি বাধ্যবাধকতা ছাড়া নিম্নোক্ত ক্ষেত্রে তথ্য প্রকাশ করা যাবে না:

• জাতীয় নিরাপত্তা বা জনস্বার্থের পরিপন্থী হলে।
• ব্যবসায়িক স্বার্থ ক্ষুণ্ণ করলে বা অবাধ প্রতিযোগিতাকে বাধাগ্রস্ত করলে।
• দরপত্র মূল্যায়ন সংক্রান্ত গোপনীয় তথ্যাদি (সারসংক্ষেপ ব্যতীত)।

পরিশেষ

সুশৃঙ্খল রেকর্ড সংরক্ষণ একটি আদর্শ ক্রয় ব্যবস্থাপনার পরিচায়ক। তফসিল-১১ অনুযায়ী সুশৃঙ্খলভাবে রেকর্ড সংরক্ষণ শুধু অডিট আপত্তির ঝুঁকিই কমায় না, বরং বিধি ৬৩ অনুযায়ী ‘ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ’ বা Post-Procurement Review কার্যক্রমকে সহজতর করে। তাই প্রতিটি ক্রয়কারী কার্যালয়কে রেকর্ড ব্যবস্থাপনায় অধিকতর যত্নবান হওয়া বাঞ্ছনীয়।