সরকারি ক্রয়ের আয়নাঃ ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ

প্রকৌ: মো: মোকতার হোসেন MCIPS, PMP, CPCM
উপ-পরিচালক (নির্বাহী প্রকৌশলী)
নক্সা ও পরিদর্শণ-১ পরিদপ্তর,
বাংলাদেশ বিদ্যুৎ উন্নয়ন বোর্ড, ঢাকা।
মোবাইল: ০১৭২২০৪৪৩৩৫
ইমেইল: moktar031061@gmail.com
=====================================

সরকারি ক্রয় ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা এবং অর্থের সর্বোত্তম ব্যবহার (Value for Money) নিশ্চিতকরণে শুধুমাত্র সঠিক নিয়মে ক্রয়কার্য সম্পাদনই যথেষ্ট নয়, বরং সম্পাদিত কাজগুলো আইন ও বিধি মেনে হয়েছে কি না, তা যাচাই করাও সমানভাবে জরুরী। এই যাচাই প্রক্রিয়ার অন্যতম প্রধান হাতিয়ার হলো ‘ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ’ বা (Procurement Post- Review)। এটি এমন একটি নিরীক্ষা ব্যবস্থা যা ক্রয়ের পরে নিরপেক্ষ পরামর্শকের মাধ্যমে পরিচালিত হয়। পাবলিক প্রকিউরমেন্ট আইন ২০০৬ এবং পাবলিক প্রকিউরমেন্ট বিধিমালা ২০২৫-এর আওতায় এটি একটি বিধিবদ্ধ প্রক্রিয়া।

আইনি ভিত্তি ও আবশ্যকতা

পাবলিক প্রকিউরমেন্ট আইন, ২০০৬-এর ধারা ২৪ এবং পাবলিক প্রকিউরমেন্ট বিধিমালা, ২০২৫-এর বিধি ৬২ ও বিধি ৬৩ অনুযায়ী ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ পরিচালিত হয়।

কার জন্য বাধ্যতামূলক ?

বিধি ৬৩(১) অনুযায়ী, যদি কোনো নির্দিষ্ট অর্থবছরে কোনো ক্রয়কারীর (PE) সম্পাদিত (চুক্তি সম্পাদনকৃত অথবা উক্ত অর্থবৎসরে ক্রয় সম্পন্ন করা হইয়াছে এইরূপ) ক্রয়চুক্তির মোট পরিমাণ ২৫ (পঁচিশ) কোটি টাকার অধিক হয়, তবে ওই কার্যালয়ের জন্য নিরপেক্ষ পরামর্শক নিয়োগ করে এই পুনরীক্ষণ করা বাধ্যতামূলক।

পরামর্শক নিয়োগ

ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান উহার নিয়ন্ত্রণাধীন যে সমস্ত ক্রয়কারী (PE) এর কোনো নির্দিষ্ট অর্থবছরে সম্পাদিত (চুক্তি সম্পাদনকৃত অথবা উক্ত অর্থবৎসরে ক্রয় সম্পন্ন করা হইয়াছে এইরূপ) ক্রয়চুক্তির মোট পরিমাণ ২৫ (পঁচিশ) কোটি টাকার অধিক হবে সে সমস্ত ক্রয়কারীর ক্রয়চুক্তিসমুহ বিপিপিএ কর্তৃক জারীকৃত ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ কার্যপ্রণালি অনুসরণ করে নিরপেক্ষ পরামর্শক নির্বাচন এবং ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ কাজ সম্পাদন করনের ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন। এক্ষেত্রে পিপিআর-২০২৫ এর বিধি ১২৪ ও ১২৫-এর বিধান অনুসরণক্রমে যথাযথ যোগ্যতাসম্পন্ন নিরপেক্ষ পরামর্শক নিয়োগ করতে হবে।

ক্রয়কারী প্রত্যেক অর্থবৎসর সমাপ্তির ০৯ (নয়) মাসের মধ্যে ক্রয় প্রক্রিয়া উত্তর পুনরীক্ষণ সম্পন্ন করিয়া বিপিপিএ-এর নিকট প্রতিবেদন দাখিল করার নিশ্চয়তা বিধান করবেন।

পরামর্শকের কাজের পরিধি

নিয়োগকৃত নিরেপক্ষ পরামর্শককে বিপিপিএ কর্তৃক জারীকৃত ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ কার্যপ্রণালি অনুসরণ করতে হবে।

নমুনা চয়ন পদ্ধতি (Selection of Contracts/Sampling)

পরামর্শক ক্রয়কারীর অধীন সকল ক্রয় চুক্তি পুনরীক্ষণ করবেন না, বরং একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক ক্রয় চুক্তি দৈবচয়ন ভিত্তিতে নিম্নের পদ্ধতি অনুসরণ করে ‘নমুনা’ হিসেবে বেছে নিবেন। এই নমুনা চয়ন প্রক্রিয়াটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

এক্ষত্রে পরামর্শক তার সাথে সম্পাদিত নিয়োগ চুক্তিতে বর্ণিত কর্মের পরিধি (ToR) ও নিম্নে উল্লেখিত সীমার আওতায় স্বাধীনভাবে পুনরীক্ষণের জন্য যে-কোনো ক্রয়চুক্তি বাছাই করতে পারবে।

নমুনার পরিমাণ (Quantitative Requirement): বিধি ৬৩(৩) অনুযায়ী, কোন ক্রয়কারীর অধীন কোনো অর্থবৎসরে সম্পাদিত চুক্তির পুনরীক্ষণের জন্য ক্রয়চুক্তির স্যাম্পল সাইজ অবশ্যই নিম্নরূপ হতে হবে:

চুক্তির সংখ্যা: মোট সম্পাদিত চুক্তি সংখ্যার কমপক্ষে ১৫% (পনেরো শতাংশ); এবং

চুক্তির মূল্য: মোট সম্পাদিত চুক্তির মূল্যের কমপক্ষে ৩০% (ত্রিশ শতাংশ)।

নমুনার গুণগত চয়ন (Qualitative Selection Factors): শুধুমাত্র দৈবচয়ন (Random Sampling) করলেই হবে না। নির্বাচিত নমুনাগুলো যেন পুরো ক্রয় কার্যক্রমের প্রতিনিধিত্ব করে, তা নিশ্চিত করতে পরামর্শককে নিম্নোক্ত বিষয়গুলো বিবেচনা করতে হবে:

ক্রয়ের ধরন: পণ্য, কার্য, ভৌত সেবা এবং পরামর্শক সেবা—সব ধরনের ক্রয়ের ক্রয়চুক্তি অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।

মূল্যমান: কম মূল্যের (Low Value), মাঝারি মূল্যের এবং উচ্চ মূল্যের (High Value) চুক্তির মিশ্রণ থাকতে হবে।

পদ্ধতি: উন্মুক্ত দরপত্র (OTM/ICT), এলটিএম (LTM), আরএফকিউ (RFQ) এবং সরাসরি ক্রয় (DPM) সহ বিভিন্ন পদ্ধতির ক্রয়চুক্তি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

জটিলতা ও উৎস: সরকারি এবং দাতা সংস্থার অর্থায়ন, স্থানীয় ও আন্তর্জাতিক ক্রয় এবং সহজ ও জটিল প্রকৃতির কাজ বিবেচনায় নিতে হবে।

ঝুঁকিভিত্তিক চয়ন (Risk-based Selection): যদি ক্রয় প্রক্রিয়ায় কোনো নির্দিষ্ট ধরণ বা ‘Distortions’ বা Repetition লক্ষ্য করা যায়, তবে সেগুলোকে বিশেষ গুরুত্ব দিয়ে স্যাম্পল হিসেবে নিতে হবে। যেমন:

• • • বারবার একই ঠিকাদার কাজ পাওয়া।
    • প্রাক্কলিত ব্যয়ের চেয়ে দরপত্রের মূল্য ধারাবাহিকভাবে বেশি হওয়া।
    • চুক্তিমূল্যের চেয়ে চূড়ান্ত বিলের পরিমাণ অস্বাভাবিকভাবে বেড়ে যাওয়া (ভ্যারিয়েশন বা অতিরিক্ত কার্যাদেশ)।

পুনরীক্ষণ ও মূল্যায়ন পদ্ধতি (Methodology of Review)

পরামর্শক মূলত তিনটি ধাপে পুনরীক্ষণ কাজ সম্পন্ন করবেন: ক) দালিলিক পর্যালোচনা, খ) ভৌত পরিদর্শন (Physical Inspection) এবং গ) মূল্য যাচাই।

দালিলিক পর্যালোচনা (Documentary Review): এই ধাপে পরামর্শক ক্রয় নথিপত্র পরীক্ষা করে দেখবেন যে পিপিআর-এর বিধানগুলো ঠিকমতো মানা হয়েছে কি না। Working procedure for Post-procurement Review ‘Part-2 Compliance Checklist’ অনুযায়ী মূল বিবেচ্য বিষয়গুলো হলো:

ক্রয় পরিকল্পনা ও বিজ্ঞাপন: ক্রয় পরিকল্পনায় (APP) অনুমোদন ছিল কি না এবং পত্রিকায় বিজ্ঞাপন সঠিক সময়ে ও সঠিক মাধ্যমে প্রকাশিত হয়েছে কি না।

কমিটি গঠন: দরপত্র উন্মুক্তকরণ (TOC) ও মূল্যায়ন কমিটি (TEC) যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদনে গঠিত হয়েছে কি না এবং বহিঃসদস্য (External Member) এর সংস্থান যথাযথ ছিল কি না।

সময়সীমা (Timeline): দরপত্র দাখিলের জন্য পর্যাপ্ত সময় দেওয়া হয়েছিল কি না এবং মূল্যায়নে অযৌক্তিক বিলম্ব হয়েছে কি না।

মূল্যায়ন ও অনুমোদন: মূল্যায়ন প্রতিবেদন সঠিক ছিল কি না, রেসপনসিভ/নন-রেসপনসিভ করার কারণ যৌক্তিক কি না এবং যথাযথ কর্তৃপক্ষ (Approving Authority) কর্তৃক অনুমোদিত কি না।

চুক্তি ব্যবস্থাপনা: নোটিফিকেশন অফ অ্যাওয়ার্ড (NOA) সঠিক সময়ে জারি করা হয়েছে কি না এবং পারফরম্যান্স সিকিউরিটি জমা নেওয়া হয়েছে কি না।

ভৌত পরিদর্শন (Physical Inspection): শুধুমাত্র কাগজে-কলমে সীমাবদ্ধ না থেকে নিরপেক্ষ পরামর্শককে ক্রয় বাস্তবায়ন বা প্রকল্প এলাকা বা স্টোর পরিদর্শন করতে হবে। পরিদর্শনের সময় পর্যব্ক্ষেণের বিষয়সমূহ :

পণ্যের গুণগত মান: স্পেসিফিকেশন অনুযায়ী পণ্য সরবরাহ করা হয়েছে কি না।

পরিমাণ যাচাই: চালানে উল্লিখিত পরিমাণের সাথে বাস্তবে প্রাপ্ত পণ্যের মিল আছে কি না।

কার্যের মান: পূর্ত কাজের ক্ষেত্রে কাজের মান (Workmanship) এবং সমাপ্তির স্ট্যাটাস যাচাই করা।

মূল্য যাচাই (Price Verification): ক্রয়কৃত পণ্য বা সেবার মূল্য বাজারদরের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ কি না তা যাচাই করা হয়। প্রয়োজনে একই ধরনের অন্যান্য চুক্তির দরের সাথে তুলনা (Inter-contract comparisons) করে দেখা হয় যে সরকার আর্থিক ক্ষতির সম্মুখীন হয়েছে কি না।

প্রতিবেদন দাখিল

পুনরীক্ষণ শেষে পরামর্শক একটি পূর্ণাঙ্গ প্রতিবেদন জমা দেবেন। প্রতিবেদনে প্রতিটি প্যাকেজের জন্য আলাদা ‘Individual Contract Review Format’ পূরণ করতে হবে এবং সামগ্রিক ফাইন্ডিংসে ক্রয়কারীর সক্ষমতা, অনিয়ম (যদি থাকে) এবং ভবিষ্যতে উন্নতির জন্য সুপারিশমালা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে ।

ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণে বিপিপিএ (BPPA)-এর ভূমিকা

বাংলাদেশ পাবলিক প্রকিউরমেন্ট অথরিটি এই প্রক্রিয়ায় কেন্দ্রীয় তদারককারী সংস্থা হিসেবে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। আইন ও বিধিমালার আলোকে তাদের ভূমিকা নিম্নরূপ:

ক) কার্যপ্রণালি নির্ধারণ: বিধি ৬৩(৫) অনুযায়ী, ক্রয়কারী নিরপেক্ষ পরামর্শক নির্বাচন এবং পুনরীক্ষণ কাজ সম্পাদনের ক্ষেত্রে বিপিপিএ কর্তৃক জারিকৃত ‘কার্যপ্রণালি’ বা গাইডলাইন আবশ্যিকভাবে অনুসরণ করবে।

খ) প্রতিবেদন গ্রহণ ও পরিবীক্ষণ: কোন ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান এর অধীনস্ত ক্রয়কারীর ক্রয়চুক্তি সমুহের পুনরীক্ষণের জন্য নিয়োগৃকত নিরপেক্ষ পরামর্শক কর্তৃক প্রস্তুতকৃত প্রতিবেদনটি ক্রয়কারীর পাশাপাশি বিপিপিএ-এর নিকট দাখিল করতে হয়। বিপিপিএ এই প্রতিবেদনের মাধ্যমে সারা দেশের ক্রয়কার্য পরিবীক্ষণ (Monitoring) করে।

গ) ফলাফল প্রকাশ: বিধি ৬২(১) অনুযায়ী, বিপিপিএ পুনরীক্ষণের ফলাফল সরকারকে এবং তাদের ওয়েবসাইটের মাধ্যমে সর্বসাধারণকে অবহিত করে। এর মাধ্যমে ক্রয়কারীর স্বচ্ছতা জনগণের সামনে উন্মুক্ত হয়।

ঘ) সরাসরি পুনরীক্ষণ ক্ষমতা: আইনের ধারা ২৪(২) এবং বিধি ৬৩ (৭) অনুযায়ী, বিপিপিএ প্রয়োজন মনে করলে নিজস্ব লোকবল দিয়ে অথবা স্বতন্ত্র/ নিরপেক্ষ পরামর্শক নিয়োগের মাধ্যমে যেকোনো ক্রয়কারীর (২৫ কোটি টাকার কম বা বেশি যাই হোক) ক্রয় কর্মকাণ্ডের নমুনাভিত্তিক পুনরীক্ষণ করতে পারে।

ঙ) প্রতিকারমূলক ব্যবস্থা ও সুপারিশ: পুনরীক্ষণ প্রতিবেদনে উঠে আসা ত্রুটি-বিচ্যুতি বিশ্লেষণ করে বিপিপিএ ভবিষ্যতে ক্রয় ব্যবস্থার উন্নয়নে নীতিগত সংস্কার বা প্রতিকারমূলক ব্যবস্থার সুপারিশ সরকারের নিকট পেশ করে।

পরিশেষ

‘ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ’ সরকারি ক্রয় ব্যবস্থার একটি আয়না স্বরূপ। এটি কোনো শাস্তিমূলক ব্যবস্থা নয়, বরং এটি ক্রয় প্রক্রিয়ার ত্রুটি-বিচ্যুতি চিহ্নিত করে সংশোধনের সুযোগ করে দেয়। সঠিক পদ্ধতিতে ক্রয় চুক্তির স্যাম্পল সিলেকশন এবং নিবিড় পর্যালোচনার মাধ্যমে এই প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করা হলে তা সরকারি অর্থের অপচয় রোধ ও স্বচ্ছতা বৃদ্ধিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। তাই ২৫ কোটি টাকার ঊর্ধ্বে ক্রয়কারী প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের উচিত গুরুত্ব সহকারে এই আইনি বাধ্যবাধকতা প্রতিপালন করা।